FEMAR: UNA NUEVA CULTURA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

FEMAR es una empresa de referencia en Ibiza, especializada en mantenimiento integral de instalaciones: climatización, frío industrial y equipamiento de hostelería. Hace seis meses, FEMAR completó un proceso de digitalización en todos sus procesos y servicios. Un proceso iniciado un año antes y que ha permitido optimizar la gestión de todos los recursos humanos y técnicos. Hoy entrevistamos a Antonia Marí y Elena Ferrer, responsables del área de administración, para que nos cuenten cómo han abordado los cambios y cómo han vivido esta transformación en el día a día.

Antonia, Elena, gracias por atender al departamento de comunicación de FEMAR. ¿Podríais resumir para nuestros lectores las principales actividades que realizáis en el departamento de Administración?

Elena. ¡Por supuesto! Desde nuestro departamento realizamos en general todas las labores administrativas de la empresa. En nuestra sección nos ocupamos de registrar la entrada de clientes, actividades que se realizan diariamente, incidencias recibidas, gestionadas o cerradas, y en general, monitorizamos el funcionamiento del día a día de la empresa. Coordinamos a través de una plataforma digital todas las intervenciones del departamento técnico, el uso y la gestión de los recursos, los gastos, las nóminas, los procesos de compra y facturación, y en general, damos seguimiento a todas las gestiones administrativas requeridas por la dirección como balances generales o parciales sobre la situación de la empresa.

Además, somos en enlace de la compañía con las empresas que nos dan soporte como asesorías fiscales, laborales o contables, entidades bancarias o administraciones locales, y nos encargamos de preparar los cierres contables parea el pago de impuestos.

Para hacer todas estas tareas debéis ser muchos, ¿no?

Antonia. Pues realmente no somos tantos, lo que ocurre es que contamos con soluciones tecnológicas que nos ayudan mucho. Por ejemplo, trabajamos con una potente plataforma CRM en la que todas las personas que trabajan en la empresa registran su actividad. Esto facilita muchísimo las gestiones administrativas, nos permite conocer en tiempo real la ubicación y la disponibilidad de cada trabajador y en general, gestionar nuevas incidencias de forma ágil. Se trata del software StelOrder, uno de los más potentes del mercado, además de versátil y seguro. Y después claro, trabajamos con el apoyo de asesorías y empresas externas para determinadas tareas. 

La implantación de los nuevos sistemas de gestión suelen ser un quebradero de cabeza, ¿cómo ha sido este proceso a nivel interno?
empresa de equipamiento de hostelería en ibiza
Elena Ferrer en la entrada de las oficinas de FEMAR.

Elena. Como todos los cambios en las empresas, cuesta un poco acostumbrarse a hacer las cosas de forma diferente. Llevábamos muchos años con el mismo sistema operativo que era cómodo pero un poco obsoleto. El inicio fue un poco tedioso, pero pronto empezamos a percibir las grandes ventajas que suponía.

La tramitación de incidencias a nivel interno es mucho más fácil y eficiente, la toma de decisiones más sencilla y por supuesto, nos ahorramos muchísimo tiempo en hacer cosas que antes nos llevaba siglos!!

Antonia. Es verdad, al principio un poco más incómodo, sobre todo durante la transición de un sistema a otro porque tuvimos que trabajar durante un tiempo simultáneamente con los dos. Pero ahora, estamos encantadas con este sistema. Es mucho más moderno. Y no sólo porque nos facilita el trabajo y nos permite mejor gestión, sino que es un proceso adoptado en la empresa en su conjunto y todas las tareas de los técnicos quedan registradas automáticamente, con lo que nuestra capacidad de decisión a la hora de administrar recursos es mucho rápida, más efectiva.

¿Cuáles han sido las grandes ventajas en la empresa de la digitalización de procesos internos? ¿Cómo pensáis que ha afectado esta nueva cultura a FEMAR desde vuestro punto de vista?

Antonia. Yo creo que donde más incidencia y ahorro se ha conseguido con esta administración digitalizada ha sido en los costes de operación porque la gestión en general es más eficiente. Hemos mejorado los tiempos de respuesta y disponemos de información sobe los recursos disponibles en tiempo real.

Elena. Sí, y una de las cosas que yo destacaría es la relación con el cliente. Ahora es mucho más trasparente porque pueden dar seguimiento detallado al estado de sus incidencias o de sus contratos de mantenimiento, y eso les da tranquilidad, saben que están atendidos y están informados de todo en todo momento.  Por otro lado, la trazabilidad de todos los procedimientos es mucho mayor, lo que nos permite introducir mejoras en el día a día que nos ayudan a ser más eficaces.

Un paso adelante para la empresa en modernización y eficiencia, podríamos decir…

Elena. Claro, es un crecimiento natural hacia la digitalización, un proceso en sintonía con nuestros servicios. La incorporación de equipos inteligentes para la gestión de recursos es una realidad en todas las empresas, y en todos los sectores, y también afecta a nuestros clientes. FEMAR ofrece servicios integrales en el mantenimiento de instalaciones mecánicas donde los sistemas de clima, frío industrial o equipamientos de hostelería son cada vez más complejos, más sofisticados. Nuestro proceso de digitalización no es sólo a nivel administrativo, es integral. Todos estamos mucho más conectados, más sincronizados en general.

FEMAR intenta también implementar las soluciones más eficientes en la gestión, lo que revierte directamente en la mejora del servicio que prestamos a nuestros clientes, que son, al fin y al cabo, nuestra máxima prioridad.

Muy interesante. Antonia, Elena, muchas gracias por atendernos.

GRUPO FEMAR 

Fundada en Ibiza hace más de 40 años,  GRUPO FEMAR ofrece servicios de mantenimiento integral a empresas. El grupo cuenta con tres divisiones: SAT, Proyectos y Sostenibilidad. 

La excelencia y la profesionalidad del servicio constituyen el liderazgo de FEMAR.

Gracias a su espíritu innovador y de mejora continua, la empresa ha sabido reinventarse a lo largo de su historia para adaptarse a las necesidades del mercado. 

Una empresa reconocida por ofrecer un trato personalizado y especializado. Asimismo, destaca su oferta de servicios integral, fundamentada en soluciones eficientes y sostenibles.

Más información:  www.femar-si.es | info@femar-si.es |971 314 678

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